Hoofdstuk 8
Dossiers
Artikel 35 Met uitzondering van personen in vreemdelingenbewaring wordt van iedere gedetineerde en deelnemer aan een penitentiair programma een penitentiair dossier aangelegd.Artikel 36 1 Het penitentiair dossier wordt op zorgvuldige wijze volgens een vaste standaardindeling opgebouwd. In de navolgende volgorde worden in het penitentiair dossier opgenomen:
a. een overzicht van de periodes en inrichtingen van verblijf;
b. selectie- en plaatsingsvoorstellen;
c. registratiekaarten;
d. de in artikel 37 genoemde bescheiden, gerangschikt per inrichting.
2 Het dossier wordt in een afsluitbare ruimte in de inrichting bewaard.
Artikel 37 1 In het penitentiair dossier worden tevens opgenomen:
a. een eindrapportage van de inrichting bij invrijheidstelling van de gedetineerde dan wel een eindrapportage van het penitentiair programma bij invrijheidstelling vanuit het penitentiair programma van de deelnemer daaraan;
b. een kopie van een selectieadvies onderscheidenlijk een overplaatsingsvoorstel onderscheidenlijk een voorstel tot deelname aan een penitentiair programma of de beëindiging daarvan met de daarbij behorende adviezen;
c. de meest recente registratiekaart;
d. andere belangrijke justitiële documenten, waaronder:
1° de grond voor opneming, bedoeld in artikel 6:2:1 van het Wetboek van Strafvordering;
2° formulieren betreffende verlof en de daarop genomen beslissing;
3° verzoeken onderscheidenlijk machtigingen tot plaatsing en overplaatsing en deelname aan een penitentiair programma;
4° gratieverzoeken en de daarop genomen beslissing;
5° verzoeken om strafonderbreking en de daarop genomen beslissing;
6° mededelingen omtrent de voorwaardelijke invrijheidstelling.
e. uitslagen van urinecontroles, dan wel een samenvattend overzicht daarvan;
f. kopieën van strafrapporten, meldingen van bijzondere voorvallen en interne meldingen;
g. documenten betreffende beklagzaken en beroepszaken;
h. kopieën van correspondentie van de inrichting over de gedetineerde;
i. een kopie van het intakeformulier per inrichting van verblijf;
j. samenvattingen van periodieke besprekingen over de gedetineerde in inrichtingsoverleggen;
k. kopieën van risicotaxaties;
l. kopieën van delictanalyses;
m. het detentie- en re-integratieplan en de daarop aangebrachte aanpassingen.
2 De overige op de gedetineerde betrekking hebbende stukken worden verzameld in een inrichtingsdossier. Zij worden gerangschikt naar onderwerp in chronologische volgorde.
Artikel 38 1 Indien de directeur een voorstel tot selectie van een gedetineerde doet, zendt hij daarbij het penitentiair dossier mee aan de selectiefunctionaris.
2 De directeur zendt het penitentiair dossier gelijktijdig met de formele overplaatsing van de gedetineerde aan de directeur van de inrichting of afdeling waar de gedetineerde verder zal verblijven.
3 Indien een gedetineerde wordt overgebracht naar een instelling voor de verlening van forensische zorg, als bedoeld in artikel 1.1, eerste lid, onder f, van de Wet forensische zorg, zendt de directeur de voor een goede en veilige verlening van de forensische zorg noodzakelijk geachte bescheiden daaruit aan het hoofd of de geneesheer-directeur van die instelling.
4 Indien een gedetineerde in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een penitentiair programma zendt de directeur het penitentiair dossier aan de directeur bedoeld in artikel 8, eerste lid.
5 Bij invrijheidstelling, ontvluchting of overlijden van een gedetineerde zendt de directeur het penitentiair dossier naar Onze Minister.
Artikel 39 1 Onze Minister bewaart het penitentiair dossier gedurende een termijn van tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst van het dossier.
2 Na de in het eerste lid genoemde termijn worden de bescheiden, opgenomen in het penitentiair dossier, vernietigd, ofwel zodanig bewerkt dat deze niet meer tot de gedetineerde kunnen worden herleid, tenzij dit in strijd is met een aanmerkelijk belang van een ander dan de gedetineerde.
3 Indien de gedetineerde vóór de afloop van de in het eerste lid bedoelde termijn opnieuw wordt gedetineerd vervalt de bewaartermijn.
4 Het inrichtingsdossier, bedoeld in artikel 37, tweede lid, wordt zes maanden na beëindiging van het verblijf van de gedetineerde in de inrichting vernietigd. Indien de gedetineerde vóór de afloop van deze termijn opnieuw in die inrichting wordt gedetineerd vervalt de bewaartermijn.
Artikel 40 1 De directeur kan, in geval van weigering van inzage door de gedetineerde van diens dossier op een van de gronden van artikel 21, tweede lid, van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, een door de gedetineerde gemachtigd lid van de commissie van toezicht doen kennis nemen van de gegevens waarvan de kennisneming aan de gedetineerde onthouden wordt. De artikelen 57 en 58 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing.
2 Aan Onze Minister en de door deze aan te wijzen ambtenaren of medewerkers kunnen gegevens uit het dossier worden verstrekt voor zover dat noodzakelijk is voor:
a. de behandeling van verzoeken de gedetineerde betreffende;
b. de behandeling van procedures de gedetineerde betreffende;
c. het beheer van de dossiers;
d. de behandeling van overige beslissingen de gedetineerde betreffende.
Hetzelfde geldt voor de selectiefunctionaris, de directeur en de door hen aangewezen ambtenaren of medewerkers.